Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ là gì? Thủ tục & quy trình mới nhất 2025

Vậy hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ là gì, khi nào cần thực hiện và thủ tục ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước, cũng như lưu ý quan trọng để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự (hay hợp thức hóa lãnh sự) là thủ tục mà cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ, tài liệu nước ngoài để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng ở Việt Nam, hoặc ngược lại, cơ quan đại điện của nước ngoài ở Việt Nam chứng nhận giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài. Thủ tục này chỉ xác nhận tính pháp lý của con dấu, chữ ký, chức danh chứ không xác nhận nội dung hay hình thức của tài liệu.

Tùy theo chiều sử dụng của giấy tờ, có hai loại thủ tục:

• Hợp pháp hóa lãnh sự: Sử dụng giấy tờ của Việt Nam ở nước ngoài.
• Chứng nhận lãnh sự: Sử dụng giấy tờ của nước ngoài tại Việt Nam.

Mục đích của Hợp thức hóa lãnh sự:

• Xác nhận tính pháp lý: 

Đảm bảo các văn bản, giấy tờ của Việt Nam (hoặc nước ngoài) có chữ ký, con dấu, chức danh được chứng thực rõ ràng và có giá trị pháp lý tại Việt Nam. 

• Mục đích sử dụng ở nước ngoài: 

Giúp các giấy tờ, tài liệu của Việt Nam (như bằng cấp, giấy khai sinh, xác nhận tình trang hôn nhân, lý lịch tư pháp, xác nhận cư trú…) được cơ quan đại diện của nước ngoài tại Việt Nam chứng nhận để sử dụng hợp pháp ở quốc gia đó. 

• Yêu cầu của cơ quan chức năng: 

Đáp ứng yêu cầu của các cơ quan, tổ chức ở cả Việt Nam và nước ngoài về việc xác thực tính pháp lý của tài liệu. 

Khi nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Khi bạn muốn sử dụng giấy tờ Việt Nam ở nước ngoài, hoặc giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam, thì hợp pháp hóa lãnh sự là bước bắt buộc. Đây là thủ tục nhằm xác nhận chữ ký, con dấu, chức danh của người ký trên tài liệu là hợp pháp, từ đó được quốc gia khác công nhận.

Bạn cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự khi:

• Du học hoặc xin học bổng tại nước ngoài.
• Làm việc, định cư, kết hôn với người nước ngoài.
• Mua bán, đầu tư, làm thủ tục visa, cư trú nước ngoài.
• Sử dụng các loại giấy tờ như: Bằng cấp, học bạ, giấy khai sinh, giấy kết hôn, lý lịch tư pháp, giấy phép lao động...

Văn bản hợp pháp hóa lãnh sự đúng yêu cầu gồm dấu chứng nhận của Bộ ngoại giao và cơ quan đại diện nước ngoài

Quy trình dịch vụ hợp thức hóa giấy tờ gồm

1. Tiếp nhận hồ sơ: Kiểm tra giấy tờ hiện có, xác định nhu cầu hợp thức hóa.
2. Tư vấn giải pháp: Đưa ra phương án phù hợp với từng trường hợp.
3. Thực hiện thủ tục: Soạn thảo, nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan chức năng.
4. Bàn giao kết quả: Giao giấy tờ đã được hợp thức hóa đúng thời hạn.
5. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí
6. Nếu bạn đang gặp khó khăn với giấy tờ pháp lý, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Dịch vụ hợp thức hóa giấy tờ chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tháo gỡ mọi vướng mắc nhanh chóng, hiệu quả và đúng luật

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tại Việt Nam

Tùy vào loại giấy tờ, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Bản gốc và bản sao giấy tờ cần hợp pháp hóa (có thể cần dịch thuật công chứng).
• Tờ khai chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự (Mẫu LS/HPH-2012/TK).
• Bản sao CCCD hoặc hộ chiếu.
• Phong bì dán sẵn tem nếu yêu cầu trả kết quả qua bưu điện

Nộp hồ sơ hợp pháp hóa ở đâu?

Bạn có thể nộp tại:

• Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao (40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội).
• Sở Ngoại vụ TP. HCM (184 Bis Pasteur, Quận 1, TP.HCM).
• Hoặc nộp tại đại sứ quán/lãnh sự quán nước ngoài tại Việt Nam (đối với giấy tờ nước ngoài).

Dịch Vụ Hợp Thức Hóa Giấy Tờ – Giải Pháp Pháp Lý Nhanh Chóng & Uy Tín

Nếu bạn đang gặp khó khăn với giấy tờ pháp lý, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Dịch vụ hợp thức hóa giấy tờ chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tháo gỡ mọi vướng mắc nhanh chóng, hiệu quả và đúng luật.